Zarządzanie czasem to częsty problem większości ludzi. Powodem jest to, że mamy zbyt wiele zadań i za mało czasu, aby je wszystkie zrealizować.

Jest to również trudne, ponieważ ciągle biegamy od jednej rzeczy do drugiej, co utrudnia skupienie się na jakimkolwiek pojedynczym zadaniu. Dowiedz się, co można zrobić, aby zwiększyć produktywność pracy i jak to zrobić dzięki odpowiedniemu planowaniu, np. za pomocą narzędzia, jakim jest biznes planer.

Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne w firmie?

Istnieje wiele powodów, dla których zarządzanie czasem jest ważne w firmie:

• Zapewnia, że pracownicy mają wystarczająco dużo czasu w pracy, aby zrealizować zadania i dobrze wykonywać swoją pracę. Jeśli nie mają wystarczająco dużo czasu, mogą przegapić terminy lub nie ukończyć ważnych projektów.
• Pomaga pracownikom efektywnie zarządzać swoim obciążeniem pracą. Oznacza to, że będą oni w stanie wykonać więcej zadań przy mniejszym stresie i czerpać większą przyjemność z tego, co robią w pracy.
• Dzięki temu pracodawcy mogą poświęcić więcej czasu na skupienie się na rzeczach, które mają największe znaczenie, takich jak zadowolenie klientów, wzrost i rentowność.

Jak dobrze planować pracę?

To, jak zorganizujesz swój czas i zasoby, określi, jak dobrze zarządzasz pracownikami, jak wydajne są twoje projekty i jak efektywna jest ogólnie twoja firma.

Oto kilka wskazówek, jak zwiększyć produktywność w biurze:

• Dobrze zaplanuj pracę

Ważne jest, aby wiedzieć, co trzeba zrobić i kiedy zbliżają się terminy. Może to być trudne, gdy masz kilka projektów w jednym czasie, ale ważne jest, abyś nie przeciążał się i nie próbował robić wszystkiego na raz. Poświęć codziennie trochę czasu na ustalenie priorytetów, abyś mógł skupić się na tym, co trzeba zrobić teraz, a nie później. W dalszej części zaproponuje konkretny biznes planer, który ułatwi Ci pracę.

• Zaplanuj przerwy

Łatwo jest zapomnieć, że ludzie też potrzebują regularnych przerw w pracy, ale tak jak maszyny, ludzie mają tendencję do załamywania się, jeśli są przepracowani! Zaplanowanie regularnych przerw w ciągu dnia gwarantuje, że nadal wszystko zostanie zrobione, a jednocześnie daje pracownikom możliwość naładowania baterii po długich godzinach pracy.

• Sięgaj po pomoc, gdy jest potrzebna

Nie bój się prosić o dodatkową pomoc, jeśli jej potrzebujesz — w końcu masz zespół ludzi, którzy są po to, by ci pomagać. Jeśli Twoje obciążenie pracą jest przytłaczające, poproś kogoś innego o pomoc. A jeśli nie mogą zrobić tego sami, rozważ delegowanie niektórych zadań, aby każdy mógł wrócić do robienia tego, co robi najlepiej!

Planowanie —  jak mądrze zaplanować dzień, miesiąc, rok

Planowanie jest kluczem do produktywności. Pomaga skupić się na tym, co trzeba zrobić i kiedy. Prostym sposobem na to jest użycie kalendarza i zaplanowanie na nim swojego dnia lub tygodnia. Jeśli chcesz dobrze rozpisać cele długoterminowe, warto mieć dobry Biznes Planer, w którym zaprojektujesz swoje zadania w czasie. Zapisuj w nim poszczególne projekty i nadaj im priorytetowość Możesz skorzystać z niezwykłego kalendarza, który zwie się „Biznes Planer”. Nie ma w nim konkretnych dat, więc możesz go wykorzystywać, kiedy chcesz, np. tylko do ważnych, długoterminowych projektów. Ponadto znajdziesz w nim inspirujące cytaty, które jeszcze bardziej zmobilizują Cię do działania. Poznasz także 26 technik zarządzania, abyś mógł jeszcze efektywniej zarządzać sobą lub zespołem.

Wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania czasem

• • Planuj z wyprzedzeniem — jeśli to możliwe, zaplanuj swój harmonogram na tydzień przed jego rozpoczęciem, robiąc listę wszystkich zadań, które muszą być wykonane i odpowiednio je priorytetyzując. Dzięki temu będziesz mógł lepiej zarządzać swoim czasem, wiedząc dokładnie, co trzeba zrobić danego dnia i ile czasu zajmie każde zadanie.
  • Rób przerwy —  robienie przerw w ciągu dnia jest nie tylko dobre dla zdrowia, ale także daje umysłowi szansę na odpoczynek i relaks, dzięki czemu po powrocie z przerwy łatwiej jest skupić się na zadaniach pod ręką, zamiast rozpraszać się innymi myślami lub obawami.

• Ustal priorytety — ustal priorytety swoich zadań według pilności i ważności, tak aby ważne zadania nie były pozostawione bez wykonania, podczas gdy mniej ważne rzeczy są wykonywane zamiast nich (lub odwrotnie). Upewnij się, że zostawiasz wystarczająco dużo czasu na te ważne rzeczy, tak aby nie piętrzyły się one jeden na drugim lub nie zostały zapomniane do końca dnia!