Wprowadzenie nowych technologii i infrastruktury telekomunikacyjnej nie ominęło branży fiskalnej. Po nowelizacji przepisów od 2020 roku szeroka rzesza przedsiębiorców z różnych sektorów zmienia tradycyjne kasy fiskalne na kasy online. Co z tego wynika? Jakie są różnice? Kasy fiskalne tradycyjne a online – przedstawiamy najważniejsze informacje.

Kasy fiskalne tradycyjne a online – najważniejsze nowości

Żeby zrozumieć działanie kasy fiskalnej online, najlepiej porównać ją z tradycyjną kasą fiskalną. Głównym zadaniem każdej kasy fiskalnej jest rejestrowanie obrotu, a także podatku dochodowego i podatku VAT ze sprzedaży detalicznej.

Powyższe informacje o obrotach i podatkach są zapisywane w tzw. pamięci fiskalnej. W przypadku tradycyjnych kas fiskalnych z elektroniczną kopią paragonu nośnikiem tej pamięci jest wyłącznie karta SD lub SDHC. Wyznaczona osoba pod koniec każdego dnia sprzedaży wykonuje raport dobowy (a pod koniec miesiąca raport miesięczny) – jego podsumowanie również jest zapisywane w pamięci fiskalnej. W raporcie kasy fiskalnej nie można wprowadzić żadnych zmian, więc raz zapisane informacje na stałe pozostają w pamięci urządzenia.

Tak działające kasy fiskalne mogą być kontrolowane przez pracownika Urzędu Skarbowego jedynie podczas osobistej wizytacji. Przez to kontrole są rzadkie, co daje dobry grunt do nadużyć, przestępstw podatkowych i przede wszystkim powiększania się szarej strefy.

Kasy online – zdalna kontrola z Urzędu Skarbowego

Z kolei kasy fiskalne online wyposażono zarówno w pamięć fiskalną, jak i specjalnie zabezpieczoną pamięć chronioną. Dzięki pamięci chronionej urządzenie może zdalnie komunikować się z organem nadzorującym i umożliwia natychmiastowy wgląd w:

• paragony fiskalne i wydruki niefiskalne,
• raporty dobowe i miesięczne,
• informacje o przeglądach kasy,
• inne dane związane z używaniem kasy

Dane te są zapisywane również na karcie SD, tak jak w przypadku tradycyjnego urządzenia. Pamięć chroniona to dodatkowe zabezpieczenie, zapobiegające manipulowaniu informacjami. Umożliwia zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy. Przeciwdziała to ich zmianie bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej. To właśnie z pamięci chronionej dane wysyłane są zdalnie i automatycznie do CRK.

Po fiskalizacji kasy online, dane sprzedażowe podatnika są automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Kasa stale komunikuje się z serwerami Ministerstwa Finansów, dzięki czemu odpowiednie podmioty mogą szybko wykryć nieprawidłowości, nadużycia, a nawet przestępstwa podatkowe.

Wprowadzenie kas fiskalnych online ma więc na celu ograniczenie szarej strefy wśród przedstawicieli handlu i usług. Ponadto zgromadzone informacje z kas można wykorzystać do późniejszych analiz, a w rezultacie zmniejszyć liczbę stacjonarnych kontroli skarbowych.

Kto musi posiadać kasę fiskalną online?

Rząd stopniowo zobowiązywał różne grupy zawodów do stosowania kas fiskalnych online. Obecnie obowiązek rozliczania się na kasach fiskalnych online mają podatnicy używający ich do:

• świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (zakładania i naprawy opon, bieżnikowania i regenerowania) oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla tych pojazdów,
• sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych,
• świadczenia usług związanych z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych,
• świadczenia usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, np. hotele, pensjonaty,
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
• świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych, kosmetologicznych, budowlanych, usług w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, usług prawniczych oraz usług związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej w zakresie wstępu.

Ostatnia wymiana kas fiskalnych miała miejsce 1 lipca 2021 r. Tylko do końca grudnia 2022 r. będzie można nabyć kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii. Od stycznia 2023 r. w sprzedaży będą wyłącznie kasy fiskalne online.

Jeśli nie zostałeś prawnie zobowiązany do posiadania kasy online, możesz pracować na urządzeniu z elektronicznym zapisem kopii paragonu, dopóki pozwoli na to stan kasy. Warto także wspomnieć, że od 2023 roku wymiana pamięci fiskalnej będzie w kasach z kopią elektroniczną niemożliwa. Jeśli chcemy zarejestrować kasę fiskalną online, najpierw musimy złożyć wniosek o wyrejestrowanie starej kasy fiskalnej z ewidencji w Urzędzie Skarbowym.

Kasa fiskalna a kasa fiskalna online – różnice

• Łącze internetowe

W przeciwieństwie do tradycyjnych urządzeń kasy fiskalne online wymagają stałego i nieprzerwanego dostępu do internetu. Sieć jest niezbędna, by komunikować się z Centralnym Repozytorium Kas. Mamy tu sporą dowolność, bo kasy fiskalne online obsługują 4 rodzaje łączy:

• LAN/Ethernet – kabel sieciowy,
• NetShare – internet dostarczany przez urządzenie pośredniczące, w tym przypadku komputer – rozwiązanie typowe dla producenta Posnet,
• WiFi/Bluetooth – router i specjalny moduł,
• GSM/GPRS – wbudowana karta SIM/moduł – najlepszy sposób na zachowanie ciągłości komunikacji w stacjonarnej i mobilnej sprzedaży.

Jeśli w danym miejscu sprzedaży trudno zapewnić stabilne łącze internetowe, można złożyć wniosek do Naczelnika Urzędu Skarbowego o zmianę harmonogramu łączenia kasy z CRK

• Drukarki fiskalne

Po drugie, kasy online to tak naprawdę uproszczone określenie na urządzenia fiskalne online, które składają się zarówno z kasy, jak i z drukarki online. Jeśli w codziennej pracy używasz drukarek, a nie kas fiskalnych, w przyszłości będziesz musiał zakupić drukarki fiskalne online.

• Nowoczesne technologie

Kasy fiskalne online to też urządzenia bardziej nowoczesne i rozwinięte niż tradycyjne kasy fiskalne. Oferują użytkownikowi więcej funkcji i czynią jego pracę szybszą oraz wygodniejszą.

• Cena

Ze względu na zaawansowane funkcjonalności i metody telekomunikacji kasy fiskalnej online są to urządzenia droższe od tradycyjnych modeli. Różnica nie jest jednak duża – waha się w granicach 100 do 250 zł netto. Wpływa na nią m.in. wybrany typ komunikacji urządzenia z CRK.

• Fiskalizacja

W przypadku kas fiskalnych online skutkiem fiskalizacji jest wygenerowanie raportu dobowego, który już bez ingerencji użytkownika jest kierowany zdalnie do Centralnego Repozytorium Kas. To wystarczy, by fiskalizacja była potwierdzona – nie wymaga przedkładania żadnych dokumentów w Urzędzie Skarbowym, w przeciwieństwie do tradycyjnych kas fiskalnych.

• NIP na paragonie

Standardową opcją w kasach fiskalnych online jest drukowanie numeru NIP kupującego na paragonie.

• Zwrot 700 zł

Kolejna różnica to możliwość otrzymania dofinansowania od państwa w wysokości 700 zł. Mogą się o nie ubiegać już tylko podatnicy, którzy kupią kasy fiskalne online. Nie ma znaczenia, czy podatnik wcześniej prowadził sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej, ale zdecydował się dobrowolnie zamienić ja na urządzenie online, czy też zobowiązały go do tego zmiany w ustawie.

Zwrot 700 zł można otrzymać do pół roku po zakupie kasy fiskalnej online. Należy mieć fakturę i rozliczyć kwotę w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K (czynny płatnik VAT) bądź złożyć wniosek o ulgę na zakup urządzenia do Naczelnika Urzędu Skarbowego, w którym je rejestrujemy (bierny podatnik VAT).

Kasy fiskalne tradycyjne a online – podobieństwa

Nie ma się czego obawiać – ani wygląd, ani obsługa kasy fiskalnej online nie różni się znacząco od tradycyjnego urządzenia. Oba typy kas wymagają też przeglądów technicznych nie rzadziej niż co dwa lata.

Jeśli używaliśmy kasy z kopią elektroniczną, a na rynku pojawił się jej odpowiednik online, to warto go zakupić, żeby nie odczuć gwałtownego przejścia na nowy sprzęt. Dodatkowo, jeśli zapewnisz kasie online stabilny dostęp do internetu, jej użytkowanie będzie dokładnie takie samo jak w przypadku kasy z kopią. Stabilny internet wyklucza powszechne i najczęstsze problemy, które powodują kasy online ich nowym użytkownikom. Warto więc zainwestować w najlepsze połączenie z CRK (GPRS/GSM), żeby pracować bezproblemowo i bez dodatkowych kosztów.